鈴与株式会社 事業企画室室長 堤要氏
当社が提案する、文書保管の新しいカタチ。まさにその新しい部分に、バンクテックの技術が活かされています。
担当者インタビュー
新サービスの実現を確信させた、バンクテックの豊富な実績
鈴与株式会社は、1801年（享和元年）に静岡県・清水港の廻船問屋として創業した歴史のある物流企業。港湾運送事業を中心に運輸、倉庫などに事業を広げながら時代のニーズに応えるさまざまな事業を拡大し、現在では、エネルギー、建設、食品事業など多彩な領域にわたり約130社を抱えるグループ企業へと成長しています。
そのなかで同社はグループの中核として、国内・国際・港湾の物流事業を展開。国内に63万m2の倉庫と2,000台を超えるトラックを有する強力な3PL※事業者として、さまざまな企業へSCMなどの最適なロジスティクス・ソリューションを提供しています。
その同社では、国内物流メニューのひとつ「文書保管サービス」の再構築にあたり、ある課題を抱えていました。従来の文書保管サービスは、通常業務ではほとんど使用しなくなった文書、いわゆる「スリープ文書」を保存期限まで保管することが主な役割であり、差別化が難しい領域。そこで同社では競合他社に対する優位性を検討、辿り着いたひとつの答えがドキュメント・デジタル・コンバージョンでした。
従来のスリープ文書とは別に、活用頻度の高い文書（おもに帳票類）をすべてスキャニングの対象とした「アクティブ文書」を新たに設定し、保管文書のデータ活用という付加価値を生み出そうと考えたのです。そこで同社が考えるBPOを可能にするベンダーを検討。
その結果、バンクテックを選んだ理由について、鈴与の事業企画室長である堤要氏は次のように述べられています。
※3PL（サードパーティロジスティクス）：荷主企業の物流業務の設計・構築から運用までを一括して受託するサービス。
- 堤氏
- 我々が必要としていたのは、拠点集中型によりコストを下げていく仕組みがあるワークフロー。
ただし、いくら新たな仕組みを作っても実際に稼働しなければ意味がありません。
その点、バンクテックには金融機関や官公庁など豊富な実績がある。それが最大の決定要因になりました。
セキュアなワンストップ体制のもと、企業の文書資産を最大限に活用
こうしてバンクテックと出会い、新たな文書管理サービスとして誕生した『SDLM』。その『SDLM』には、従来の文書管理サービスの在り方を変える、数々のメリットがあります。
ひとつは、セキュアなワンストップ体制。
文書のスキャニングから保管、さらに保管期限切れ文書の機密抹消リサイクル処理に至るまで同一倉庫内で行うことで、情報漏えいや原本紛失のリスクをなくす堅牢なセキュリティ体制を確立しています。
次に、内部統制強化への貢献。
アクティブ文書の全イメージ化により、Web管理システム上でのスピーディなイメージ閲覧を可能にするとともに、原本の山から必要な1枚を探し出す工数を大幅に削減しました。
そして、アクティブ文書のデータ活用。スキャニングしたテキストデータをCSV形式に変換、企業システムへの容易なインポートを可能にしたことで、さまざまな業務に応用できる柔軟なデータ活用環境を実現しています。
また、業務現場から見ても、必要な文書を探すという“活用以前”の手間も省くアクティブ文書の存在は、非常に大きな助けとなります。
例えば、文書のスキャニングを前提としない場合は、データ閲覧の必要が生じるたびに、文書箱からどの書類を探し出してデータ化するか、保管業者への明確な作業指示が必要となります。
その点『SDLM』では、アクティブ文書ならば指示に関係なくすべてスキャニングするため、顧客の手を煩わせることなく文書単位でのスムーズな検索・閲覧が可能。さらに、文書原本の閲覧ニーズに対しても、同社の物流網を活かした安全かつ迅速な輸送で応えています。
- 堤氏
- 通常の文書管理サービスを利用するような、検索頻度の低いものはスリープ文書として。
そして、大量かつ検索・情報活用頻度が高く、探す工数が多数発生しているものはアクティブ文書として。
このように、『SDLM』は文書を管理する上で電子化サービス自体をわけているため、あとから必要な文書だけをデータ化するというものとは目的から違います。
「SDLM」が未来へ切り拓く、BPOの新たな可能性
現在、企業で発生する情報の9割は非構造化データ（紙文書・メールなど）と言われており、この非構造化データと構造化データ（会計管理・販売管理のデータなど）との情報統合をいかに図るかがポイントになってきています。
それと同時に、近年では情報漏えいの原因として紙媒体が5割を占めるという現状もあり、非構造化データの有効活用と安全な文書保管体制の取り組みは、どの企業においても重要課題となっています。
そうした状況のなかで『SDLM』が目指すのは、オフィス内に存在する文書（帳票類）のオール・アウトソーシング。オフィスで日常的に使用しているキャビネット内の文書まで取り込み、漏えいリスクとなる原本は、幾重ものセキュリティ機能に守られた保管庫で厳重に保管。
その上で、非構造化データのフレキシブルな活用という新しい価値を提供しています。
- 堤氏
- 当社には、物流業者として長年培った保管ノウハウと信頼があります。文書原本はセキュアな環境下で保管して、文書データはスピーディかつ最大限に活用できることが『SDLM』の強みです。
特に、バンクテックのスキャニングシステムをベースにした内部統制強化・データ活用メリットは、まさにSDLMが謳う『文書保管の新しいカタチ』の“新しい”部分。当社とバンクテック、両社の強みを組み合わせることで、新しいビジネスの価値を創り出せたと確信しています。
同社では、2009年7月の『SDLM』サービス開始エリアを地元・静岡に据えるとともに、首都圏エリアへの早期進出も図っていく考えです。
業種・業態に関係なくあらゆる企業で発生する、文書保管へのニーズ。
そして、ビジネスをとりまく環境がめまぐるしく変化するいまの時代において、同社はすでに先を見据えています。
- 堤氏
- 個人情報保護や内部統制・国際会計基準など、国の動きを見ていても文書の管理やデータ化・活用に対する需要は今後も拡大していくと思っています。そのなかで当社は、文書原本だけではなくデータもすみやかにお届けし、一方で文書原本の回収・保管・リサイクルまでを担う幅広いBPO業者として、これからのビジネスの仕組みを支えていきたいと考えています。
（2009年6月現在）
- 鈴与株式会社
- 創業から200年余りを数える静岡の老舗物流企業。
130社を超える強力なグループネットワークを背景に、国内・国際・港湾物流を軸とした多彩な事業を展開。近年では、グループ企業に富士山静岡空港を拠点とする地元航空会社としてフジドリームエアラインズ（FDA）を設立。地元・静岡を基盤にさらなる飛躍を目指している。 - http://www.suzuyo.co.jp/
